Stefano Gazzella:22 Setembro 2025 07:17
O gerenciamento de caixas de entrada de e-mail de funcionários é frequentemente negligenciado pelas organizações, apesar do uso generalizado de e-mail e seu impacto significativo na Privacidade e segurança . Apesar de ser uma ferramenta de trabalho, uma caixa de entrada de e-mail individual (e, portanto, atribuída a um único operador) é considerada a casa digital do colaborador e, portanto, requer proteção razoável para salvaguardar os direitos, liberdades fundamentais e dignidade dos titulares dos dados envolvidos na troca de comunicações (tanto o titular da conta quanto terceiros).
Essa complexidade, reconhecida não apenas pela jurisprudência, mas também pelas autoridades supervisoras no que diz respeito à legislação de proteção de dados aplicável, requer, portanto, atenção especial na coordenação de aspectos de configuração técnica com medidas organizacionais, como instruções, políticas e diretrizes de uso de aliases, grupos, listas de distribuição, caixas de entrada de funções e caixas de entrada individuais.
Por que é importante adotar uma política para o uso de e-mail.
Em termos práticos, a adoção de uma política interna para reger o uso de e-mail representa o resultado de um processo minucioso que deve levar em consideração os requisitos técnicos e regulamentares para garantir a segurança do sistema, incluindo a continuidade organizacional, e a proteção dos dados pessoais dos operadores e outros indivíduos envolvidos nos fluxos de e-mail.
É por isso que cedemos à tentação de recorrer a Tamanho único soluções ou abordagens selvagens de copiar e colar nunca são uma boa escolha. Muito menos fornecerá evidências de qualquer raciocínio, nem contribuirá para a capacidade da organização de cumprir os regulamentos de proteção de dados pessoais. Em vez disso, apenas reflete o raciocínio de alguém outro do que a organização que o adota. O resultado é uma série de regras desconectadas do contexto, muitas vezes ineficazes, contraditórias e difíceis de entender para os operadores.
Planejar a elaboração e adoção de uma especificação é, portanto, a principal medida organizacional para mitigar a conformidade regulatória e os riscos de segurança.
Diretrizes de design para a especificação de emprego.
As diretrizes para a elaboração de um regulamento para o uso do correio eletrônico são fornecidos pelo Garante de Privacidade desde 2007 , identificando o método correto de redação e divulgação formal de acordo com as indicações da legislação trabalhista e os conteúdos essenciais a serem fornecidos e os conteúdos fundamentais.
Em relação ao forma , deve consistir em uma série de instruções específicas e linguagem clara. Isso significa essencialmente fornecer uma estrutura DO/NÃO Comportamentos a serem adotados e proibidos . Para serem eficazes, devem ser divulgadas aos trabalhadores individuais ou por qualquer outra forma através de publicação (em quadros de avisos ou intranet, conforme previsto no artigo 7.º do Estatuto dos Trabalhadores). No entanto, para permanecerem eficazes ao longo do tempo, eles devem ser atualizados e revisados periodicamente, especialmente à medida que o contexto tecnológico e organizacional muda.
Quanto ao conteúdo , uma lista de verificação útil a ser adotada é a seguinte:
- comportamentos proibidos relacionados à navegação e gerenciamento de arquivos;
- regulamentação da utilização mista (ou seja, pessoal) de equipamentos de trabalho;
- Métodos de controlo previstos para a utilização aceitável do equipamento;
- consequências disciplinares em caso de uso em violação das instruções ou de outra forma ilegal;
- informações relacionadas ao processamento de dados relacionados ao rastreamento da atividade do usuário (por exemplo, logs);
- soluções concebidas para gerir as ausências previstas e assegurar a continuidade do negócio (por exemplo, resposta automática);
- Informações sobre o gerenciamento de e-mail após a rescisão do contrato de trabalho.
Tudo isso, é claro, é necessário, mas não suficiente para regular adequadamente os comportamentos para que cumpram os regulamentos, boas práticas de segurança e quaisquer instruções adicionais recebidas. O que é necessário é uma referência concreta e actual às operações efectivamente realizadas, sem fórmulas genéricas, e, acima de tudo, uma compreensão clara dos regulamentos por parte dos destinatários. Isso também pode incluir treinamento direcionado para abordar quaisquer preocupações, objeções ou sugestões de melhoria dos trabalhadores.
Regular o gerenciamento de e-mail não é apenas útil, é essencial. É por isso que você precisa entender isso primeiro, para não se arrepender mais tarde.
Caso contrário, quando todos aqueles downstreSe surgirem problemas que poderiam ter sido evitados a montante, nos encontraremos diante de uma série de custos operacionais, estratégicos e financeiros.
Impedindo aquele suspiro se eu tivesse pensado nisso antes , transversal tanto no aspecto jurídico quanto no de segurança.
Stefano Gazzella
Diretor de Privacidade e Diretor de Proteção de Dados, atua como Consultor Jurídico da Área Jurídica. É especializada em proteção de dados pessoais e, na gestão da segurança da informação dentro das organizações, presta especial atenção às questões relacionadas com a engenharia social.
Chefe do comitê científico da Assoinfluencer, coordena atividades de pesquisa, publicação e divulgação.
Como jornalista freelancer, escreve sobre temas relacionados a direitos de quarta geração, novas tecnologias e segurança da informação.